Politique relative à la protection de la vie privée
Conformément aux exigences de la Loi de 1994 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, le Centre communautaire de counselling du Nipissing prend les engagements suivants :
• Nous recueillons seulement les renseignements personnels nécessaires;
• Nous communiquons les renseignements seulement avec votre consentement;
• Nos mesures d’entreposage, de tenue de dossiers et de déchiquetage des renseignements personnels sont conformes aux lois et aux règles en matière de protection de la vie privée, et aux normes de notre organisme d’agrément, l’Ontario Association of Credit Counselling Services.
Notre organisme recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels des clients pour les raisons suivantes :
- Offrir des soins aux clients de façon sécuritaire et efficiente -Évaluer vos besoins en matière de traitement et établir un plan de soins -Offrir des soins de santé
- Défendre vos intérêts -Recouvrer des montants non payés
- Communiquer avec vous
- Se conformer à la loi
Exceptions en matière de protection des renseignements personnels sur la santé
Nous avons parfois l’obligation légale ou éthique de divulguer certains renseignements personnels sur la santé. En voici des exemples :
• Lorsqu’un enfant de moins de 16 ans risque d’être victime de mauvais traitements physiques, sexuels ou émotionnels, d’être négligé, d’être témoin de violence, etc.;
• Lorsqu’une personne risque de se faire du mal ou de faire du mal à autrui
• Lorsqu’un dossier fait l’objet d’une ordonnance d’un tribunal.
La protection de votre vie privée est importante pour nous
Le Centre communautaire de counselling du Nipissing s’engage à protéger les renseignements personnels de ses clients et des autres intervenants. Nous gérons ces renseignements de façon transparente et responsable, et nous rendons des comptes.
Nous protégeons votre vie privée en suivant les 10 principes suivants :
1. Nous vous rendons des comptes, en tant que client, sur les façons dont nous utilisons vos renseignements personnels.
2. Vous avez le droit de demander pourquoi les renseignements sont recueillis et comment ils sont utilisés.
3. Nos services sont offerts de façon volontaire. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous consentez à ce que ces renseignements soient utilisés pour la prestation des services auxquels ils sont destinés.
4. Nous recueillerons seulement les renseignements nécessaires.
5. Vos renseignements seront utilisés, communiqués et entreposés au sein de notre organisme. Dans certains cas, des renseignements pourront être communiqués à l’extérieur de l’organisme, avec votre consentement.
6. Nous prendrons des mesures pour assurer l’exactitude de nos dossiers. Vous avez le droit de demander que tout renseignement que vous croyez inexact soit corrigé.
7. Nous utilisons des mesures pour prévenir l’accès non autorisé à vos renseignements personnels, leur divulgation, leur reproduction ou leur modification.
8. Nous agissons de façon ouverte et transparente en ce qui concerne les politiques et les pratiques de l’organisme concernant vos renseignements personnels.
9. Vous avez le droit de consulter tout renseignement que nous avons recueilli à votre sujet. Vous n’avez pas le droit de consulter les renseignements au sujet d’autres personnes.
10. L’agent à la vie privée de l’organisme est Alan McQuarrie. Si vous avez des préoccupations au sujet de la protection de la vie privée, veuillez en discuter avec votre conseiller.
Si la situation n’est pas réglée de façon satisfaisante, veuillez appeler Alan McQuarrie en composant le 472-6515, poste 242. Pour obtenir plus de renseignements au sujet de vos droits en matière de protection de la vie privée, communiquez avec la commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario au 1-800-387-0073 ou consultez le site www.ipc.on.ca.
La protection de votre vie privée est importante pour nous. Le Centre communautaire de counselling du Nipissing est un dépositaire de renseignements personnels sur la santé aux termes de la Loi de 1994 sur la protection des renseignements personnels sur la santé. Nous avons pris des mesures pour protéger votre vie privée conformément à cette loi et aux normes de notre organisme d’agrément.
Sécurité
Nous avons pris plusieurs dispositions pour protéger vos renseignements personnels, y compris les suivantes :
• Les services d’information cliniques sont dotés de zones de classement sécurisées ou de classeurs barrés, et l’accès est verrouillé par clé;
• L’accès aux renseignements électroniques est limité;
• Des mesures de sécurité technologiques, comme des logiciels de sécurité et des pare-feu, sont utilisées pour prévenir le piratage informatique ou l’accès non autorisé aux ordinateurs;
• Des politiques internes sont en vigueur en matière de mots de passe et de sécurité.
Accès aux renseignements personnels sur la santé
Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels sur la santé.
• Vous pouvez faire votre demande verbalement par téléphone ou encore par écrit. Le personnel vous aidera à obtenir votre dossier.
• Vous recevrez une réponse dans les 30 jours suivant votre demande (nous pouvons demander une période supplémentaire d’au plus 30 jours; si cela est nécessaire, nous vous fournirons une explication).
• Nous pourrons refuser de vous accorder l’accès à vos renseignements personnels sur la santé dans les circonstances suivantes :
- La loi nous oblige ou nous autorise à refuser l’accès (p. ex., lorsqu’une ordonnance d’un tribunal interdit l’accès aux renseignements);
- La demande est frivole ou vexatoire (p. ex., lorsqu’elle constitue du harcèlement, qu’elle a pour but d’être irritante ou gênante) ou est présentée de mauvaise foi.
Contestation des décisions relatives à l’accès
Vous avez le droit de contester toute décision relative à l’accès à vos renseignements personnels sur la santé. Veuillez envoyer toute demande à cet effet par écrit à notre agent à la protection de la vie privée.
Nous remettrons par écrit nos procédures relatives aux plaintes, aux contestations et aux demandes d’information à toute personne qui présente une plainte, une contestation ou une demande d’information.
Nous examinerons toutes les contestations, plaintes et demandes d’information. Si nous déterminons qu’une plainte est justifiée, nous prendrons les mesures appropriées pour y remédier, y compris la modification de nos politiques et pratiques portant sur la gestion de vos renseignements personnels.
Frais
• Vous pouvez consulter votre dossier sans frais.
• Si vous demandez une copie de votre dossier, des frais de 0,25 $ par page seront exigés.
Demandes de rectification
• Après avoir consulté vos renseignements personnels, vous devrez indiquer PAR ÉCRIT les rectifications que vous demandez
• Le personnel fera suivre votre demande à l’agent à la protection de la vie privée, à des fins de discussion
• Vous recevrez une réponse dans les 30 jours (nous pouvons demander une période supplémentaire d’au plus 30 jours).
• Si votre demande de rectification est rejetée, vous pouvez contester cette décision par l’entremise du processus décrit ci-dessous.
• Nous ne rectifierons pas les renseignements si :
- Le dossier n’a pas été créé à l’origine par nous et nous n’avons pas les connaissances, les compétences et le pouvoir nécessaires pour le rectifier;
- Le dossier consiste en une opinion ou une observation professionnelle (p. ex., un diagnostic) qui a été donnée ou faite de bonne foi.
Contestation des décisions relatives aux rectifications
Vous avez le droit de contester toute décision relative à l’accès à vos renseignements personnels sur la santé. Veuillez envoyer toute demande à cet effet par écrit à notre agent à la protection de la vie privée.
• Nous remettrons par écrit nos procédures relatives aux plaintes, aux contestations et aux demandes d’information à toute personne qui présente une plainte, une contestation ou une demande d’information.
• Nous examinerons toutes les contestations, plaintes et demandes d’information. Si nous déterminons qu’une plainte est justifiée, nous prendrons les mesures appropriées pour y remédier, y compris la modification de nos politiques et pratiques portant sur la gestion de vos renseignements personnels.
Retrait du consentement
• Vous pouvez retirer votre consentement à la divulgation de vos renseignements verbalement ou par écrit.
• Le retrait du consentement n’a pas un effet rétroactif. Lorsqu’une divulgation de renseignements personnels sur la santé a été effectuée en fonction d’un consentement préalable, le retrait de ce consentement ne nous oblige pas à récupérer l’information qui a déjà été divulguée. Nous cesserons toutefois de divulguer l’information immédiatement lorsque nous recevrons un retrait du consentement.
Systèmes d’information partagés (Circle of Care)
Le ministère des Services sociaux et communautaires a exigé que notre programme de services de développement fasse partie d’un réseau d’information électronique partagé (SGIC). À moins d’avis contraire de votre part, les renseignements personnels des clients qui reçoivent des services par l’entremise de ce programme sont communiqués dans le réseau SGIC. Si vous avez des questions au sujet du SGIC, veuillez communiquer avec votre clinicien ou clinicienne, ou avec notre agent à la protection de la vie privée.
Agent à la protection de la vie privée
Alan McQuarrie
Directeur général
Centre communautaire de counselling du Nipissing
361, rue McIntyre Est
North Bay (Ontario)
P1B 1C9
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
Ann Cavoukian
80, rue Bloor, bureau 1700
Toronto (Ontario) M5S 2V1
Téléphone : 416-326-3333
Sans frais : 1-800-387-0073
Télécopieur : 416-325-919580
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